Réception

Si elle est mal préparée, la réception de marchandises dans le pays de destination peut-être une aventure fastidieuse et décourageante. Beaucoup d'associations et d'ONG ont renoncé à envoyer du matériel suite à un envoi mal préparé qui leur a fait perdre énormément de temps, d'argent, voir même l'intégralité du matériel qui avait été ainsi envoyé.

A l'arrivée, Tout ce qui concerne le déchargement de la marchandise, l'accomplissement des formalités exigées par la douane locale et le paiement des diverses taxes pour récupérer un container entraîne des frais importants.

Les procédures et les frais de dédouanement sont propres à chaque état. Il est très important de se renseigner au préalable auprès des autorités douanières ou auprès des services compétents pour connaître les démarches à suivre (voir

Pour récupérer les marchandises, les membres de l'association ou leurs partenaires locaux bien informés et mobilisés devront présenter des documents qui varient selon le mode de transport. Il faut se présenter au plus tôt avec ces documents afin d'éviter de payer des frais de stockage (en sachant que récupérer ces marchandises peut prendre plusieurs jours).

En transport aérien, il faut présenter la « LTA » (Lettre de Transport Aérien), une pièce d'identité et les références du vol. Le destinataire devra présenter ces documents à la compagnie aérienne ou son représentant à l'aéroport de destination.

Pour une expédition par voie maritime, il faut présenter le « Connaissement » (titre de transport maritime et titre de propriété de la marchandise). Le destinataire doit se présenter muni de ce document chez le transitaire notifié ou chez le transitaire représentant de la compagnie maritime pour disposer de la marchandise. Suivant les destinations, il a entre 5 et 8 jours pour éviter des frais de stationnement supplémentaires.

Enfin, pour un transit routier, le document à présenter est la « CMR » (titre de transport international et contrat entre l'expéditeur, le transporteur et le destinataire) signée entre ces trois intervenants.

Pour éviter tout problème de réception et de dédouanement, nous conseillons vivement à toutes les associations de faire appel soit à un transitaire (mandataire effectuant pour le compte d'un tiers, chargeur ou réceptionnaire, les formalités douanières et les opérations nécessaires à l'exportation et à l'importation), soit à un correspondant dans le pays de destination qui maîtrise parfaitement les questions de dédouanement.

Dans le cadre de ses activités, et tout particulièrement quand il s'agit de groupages pour des associations de solidarité internationale, Mission Air vous propose une formule complète en prenant en charge la gestion et la responsabilité de ces différentes procédures administratives. Grâce à ses informations actualisées sur les questions de transport vers les pays en développement et à ses partenaires locaux maîtrisant parfaitement le terrain, Mission Air anticipe les démarches et vous assure par la même occasion de mener à bien vos projets.



Dédouanement

Une bonne connaissance des réglementations et des procédures douanières applicables à l'envoi de matériel humanitaire est obligatoire pour réussir une expédition. Pour ne pas être dépassé par les formalités administratives liées à l'acheminement des marchandises et assurer un passage en douanes sans encombres, il faut assurer une préparation minutieuse de l'expédition en France et prévoir une procédure de récupération du matériel en douane dans le pays de réception.
A l'instar de la France, les pays destinataires développent un arsenal administratif pour justifier de la réception de matériels. Les raisons sont aisément compréhensibles : trafic, corruption, ventes illégales.... L'association donatrice doit donc impérativement connaître les exigences du pays récepteur en termes de formalités et de droit de douane.

Pour les transports en groupage réalisés par Mission Air, les formalités de dédouanement sont réalisées directement par notre représentant sur place. Les associations bénéficiaires peuvent donc directement aller récupérer leur matériel auprès de notre partenaire, selon les modalités qui vous seront précisées en amont.

Dans le cas de transport hors groupage, le dédouanement nécessitera un ensemble de documents qui devront être préparés et envoyés à l'association bénéficiaire avant le départ du container, car les démarches peuvent parfois prendre beaucoup de temps et engendrer des frais importants. Attention, certains documents parmi la liste suivante peuvent être demandés en anglais.

La liste de colisage : elle reprend l'ensemble des caractéristiques du matériel envoyé. Elle doit préciser les coordonnées de l'expéditeur et du destinataire, la liste des colis expédiés, et la nature du conditionnement avec le numéro d'identification de chaque colis, son poids et son volume. D'autres éléments peuvent être indiqués comme les dimensions, la valeur totale, ainsi que le poids et le volume total du colis.

La facture "pro forma" : c'est un document qui reprend l'ensemble des articles de la liste de colisage et en indique la valeur marchande. Elle a valeur de devis et non pas de contrat. Toutefois, s'il s'agit de matériel d'occasion ou issu de don et dont la valeur est inconnue, il faut présenter la valeur indicative en douane.

Le certificat de don : il est rédigé par la structure expéditrice. Il atteste que la marchandise constitue un don et qu'elle n'est pas destinée à la vente. Une valeur marchande doit être déclarée, même lorsqu'il s'agit de matériel d'occasion de don. Les informations indiquées sur ce document doivent être précises (nom, coordonnées) car celles-ci serviront à l'établissement des documents de douane et de transport.

NB : Dans certains cas, la non présentation de ces documents amène logiquement les agents de douane à estimer que les marchandises entrantes, parce qu'elles sont marchandes, peuvent alimenter des marchés, licites ou non. Ils considéreront donc le matériel comme de la marchandise importée soumise au régime douanier de droit commun donc frappé de droits d'entrée, voire de pénalités pour tentative de fraude. L'appréciation de la finalité de l'envoi risque fortement d'être soumise à la libre appréciation des douanes.



Distribution

L'arrivée d'un container venu d'Europe peut susciter des convoitises et risque d'entraîner des vols si les personnes chargées de ce déchargement ne sont pas suffisamment vigilantes. Pour éviter ces écueils, Mission Air a mis en place un réseau fiable de partenaires locaux sensibles au respect de l'éthique humanitaire (équité, intégrité, neutralité,…) pour éviter de susciter des jalousies et que le matériel ne subisse des attaques ciblées.

En outre, ces partenaires sont équipés du matériel de manutention nécessaire pour assurer un déchargement rapide et en toute sécurité et ils disposent également de locaux sécurisés dans la ville d'arrivée. A la suite des démarches de dédouanement, et après vérification du contenu et de l'état de la marchandise, celle-ci est mise à disposition de l'association locale afin qu'elle puisse finalement mettre en œuvre son projet.

Si les bénéficiaires du matériel ne se trouvent pas dans la ville d'arrivée du container ou de l'avion, Mission Air prend en charge le post-acheminement jusqu'à la ville de destination (cotation DDP, voir incoterms). Pour assurer cette tâche, nos partenaires locaux veillent à l'adaptabilité du conditionnement (taille et emballage) pour éviter la chute ou la détérioration d'objets pendant le transport. Par ailleurs, pour garantir l'arrivée et la distribution finale, ils identifient les infrastructures et les voies de communication en organisant au mieux l'acheminement via des transporteurs locaux.

En ce qui concerne le dédouanement du container, il y a deux possibilités : soit le container est dédouané sur le port : il voyagera alors jusqu'à la ville de destination avec un plomb de douane attestant qu'il a été contrôlé ; soit le container n'est pas dédouané au port : il est alors emmené sous scellés sur un camion jusqu'à la ville de destination où il sera dédouané. Finalement, quelque soit la formule adoptée, Mission Air vous permet d'intégrer le coût de ce post-acheminement dans votre budget initial.